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Session 02 – Mobile, digitale Zeiterfassung – Akzeptanz bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems

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Impulsgeber

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Zusammenfassung

[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”2/3″][vc_column_text]Alle Unternehmen erfassen Daten über ihre Angestellten; darunter auch Arbeitszeiten. Wo früher nur die Erfassung von Kommen- und Gehen-Zeiten an festinstallierten Terminals in Gebäuden der jeweiligen Unternehmen umsetzbar war, besteht heutzutage die Möglichkeit, über digitale, mobile Endgeräte Arbeitszeiten ortsunabhängig und flexibel zu buchen. Dies spielt insbesondere in Außendienst-getriebenen Unternehmen – wie etwa Handwerksbetrieben – eine große Rolle. Neben der hohen Flexibilität bietet die mobile Zeiterfassung auch in der Lohnbuchhaltung, dem Rechnungswesen sowie Controlling erhebliche Vorteile. Eine zentrale Rolle bei der Einführung spielt die Kommunikation um Bedenken und der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeiter*innen entgegenzuwirken.

Einführung und Strategie

Herr Hespe ist bei der Meyer Technik Gruppe für die Einführung der mobile/digitale Zeiterfassung verantwortlich tätig. Die Einführung der mobilen/digitalen Zeiterfassung wurde in der Unternehmensgruppe mit gezielten Schritten als Vollzeitprojekt von ihm durchgeführt. Technisch ist ein im Unternehmen vorhandenes Warenwirtschaftssystem genutzt worden, das individuell an die Unternehmensbedarfe angepasst wurde.

Vor Beginn der Umsetzung wurden alle Mitarbeiter*innen über das Gesamtziel (siehe Vorteile) informiert und es wurde klar kommuniziert, dass die Einführungsphase mit Mehrarbeit verbunden sein wird. Zum Start wurde die mobile/digitale Zeiterfassung in einer Testphase mit Probanden aus allen Unternehmensbereichen und mit unterschiedlichem technischem Know-how (alt, jung technikaffin, nicht technikaffin) durchgeführt. Ein zentrales Instrument für den gesamten Einführungsprozess war und ist hierbei die Kommunikation. Durch den konstanten Austausch von Herrn Hespe mit den Probanden und allen Mitarbeitenden konnte das Feedback in die Weiterentwicklung einfließen und Fragen direkt geklärt werden. Durch die Einbindung der Mitarbeiter*innen wurde die Akzeptanz erhöht. Die Testphase dauerte drei Monate. Anschließend gab es eine vier monatige Einführungsphase, die erst mit einem kleinen Teil der Mitarbeiter*innen durchgeführt wurde. Sie erhielten Schulungen, die praxisnah von den Probanden aus der Testrunde vermittelt wurden. Nach dieser Weiterbildungsrunde konnte die Resonanz der Mitarbeiter*innen zur Optimierung in den nächsten Schulungen aufgenommen werden. Auch die Möglichkeit von Nachschulungen stand – und steht auch weiterhin – allen Beteiligten offen. Ein weiterer wichtiger Punkt neben der Kommunikation ist es auch, dass den Mitarbeitern*innen vom Unternehmen wertschätzendes Vertrauen entgegengebracht wurde und wird: Damit sie nicht einer „minutiösen ortbasierten Überwachung“ unterliegen, hat sich das Unternehmen gegen ein GPS-gebundenes System entschieden. Die Mitarbeiter*innen können Ihre Eintragungen selbständig und ortsunabhängig vornehmen.

Empfehlungen von Herrn Hespe

Welche Daten zum genannten Zweck genau und in welchem Umfang erfasst und ausgewertet werden sollen, muss vorab von jedem Unternehmen sinnvoll und zielgerichtet abgewogen werden. Damit einhergehend muss das Maß der erfassten Daten den rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst werden. Neben allen Vorteilen ist die Einführung mobiler Zeiterfassungssysteme auch mit Herausforderungen behaftet; beispielsweise die Akzeptanz und Mitnahme von Mitarbeiter*innen, denn ohne ihre Mitwirkung sind derartige Digitalisierungsprojekte zum Scheitern verurteilt.

 

Schritte Einführungsprozess/Umsetzungsstrategie:

  1. Bedarf und Kriterienkatalog erarbeiten; Lastenheft erstellen
  2. Überblick über die Produkte verschaffen
  3. Anbieter anfragen und Angebote einholen; Testläufe vereinbaren
  4. Favorisierte Lösung auf Basis eines Pflichtenhefts zwischen Anwender und Anbieter transparent einführen
  5. Mitarbeitende beim Einführungsprozess einbinden und schulen

 

Technische Lösungen:

  • Apps (via Smartphone, Tablet)
  • Webbasierte Anwendungen, WebApp (via Notebook, Smartphone, Tablet)
  • Mobiltelefon (via SMS oder Anruf)
  • Mobile Terminals (via TAN, NFC oder RFID-Chip; Chipkartensysteme)
  • Ortungsgeräte (via GPS)
  • Spezialgeräte (z.B. Handheld-Datenerfassungsgeräte)
  • Biometrische Verfahren (z.B. Fingerabdruckscanner)

Vorteile

  • Weniger Verwaltungsarbeit / Dokumentationsaufwand
  • Sekundenschnelles Ein-/Ausstempeln, sofortige Datenverarbeitung
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Keine händischen Stundenzettel mehr
  • Zugriff der Daten zu jeder Zeit/an jedem Ort
  • Genauere Erfassung und keine Übertragungsfehler
  • Daten werden nur einmal erfasst
  • Mehr Transparenz durch optional Möglichkeit der Übertragung des Standortes
  • Kontinuierliche und zeitnahe Kontrolle tatsächlich geleisteter Arbeit
  • Automatische Datengenerierung zur Abrechnung von Aufträgen, Nachkalkulation und gesetzlichen Dokumentationspflicht

(mögliche) Nachteile

  • Große und zeitaufwendige Anbieterauswahl
  • Mangelnde Akzeptanz aufgrund des Überwachungsgefühls der Mitarbeiter
  • Anfallende Kosten für Implementierung sowie Pflege und Wartung des Systems
  • Mitarbeiter müssen Geräte immer mitführen und Sorge tragen, dass diese einwandfrei funktionieren
  • Zusätzliche Dateneingaben sind i. d. R. nicht vorgesehen; fehlende Flexibilität (hier sollte vorab vereinbart werden, dass das System angepasst werden kann)
  • Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter*innen im Büro und vor Ort notwendig
  • Datenschutz; Erfassung personenbezogener Daten erfordert Einwilligung der Mitarbeitenden

Ausblick

Das Unternehmen möchte weitere Prozesse optimieren und nicht nur Monteure, sondern alle Bereiche für das Controlling einbinden.

So kann z.B. die Rechnungsstellung und Auswertung für Leistungen von Servicetechnikern noch besser auf Basis der mobilen Zeiterfassung angepasst werden.

Aus der Diskussion

  • Die Zeiterfassung lässt sich sowohl im Controlling und der Fakturierung als auch in der Lohnbuchhaltung nutzen.
  • Die Zeiterfassung erfolgt teilweise über eine App, teilweise per Papier.
  • Es wird die Handwerkersoftware PDS benutzt.
  • Es handelt sich um eingekaufte Software eines jungen Unternehmens, auf die noch Einfluss genommen werden konnte.
  • „Wie sieht der Prozess aus: müssen Projektleiter die Stunden der Monteure freigeben?“ „Die App wird zur Zeiterfassung genutzt. Ausschließlich zur Eigenkontrolle ist es freigestellt, zusätzliche händische Aufzeichnungen zu machen.“
  • „Da die Projektzeiten dann inklusive Spesen wie An- und Abfahrt in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, deckt die Projektzeit die kompletten Soll-Stunden? Also angenommen der Monteur hat eine 40 Stunden Woche (Soll), müssen die 40 Stunden von den Projektzeiten gedeckt sein? Was ist, wenn eine Tätigkeit nicht auf einem Projekt, Auftrag oder ähnlich gestempelt werden kann?“ „Alle Stunden des Projektes müssen entsprechend zugeordnet werden. Es gibt auch allgemeine Kostenstellen und das Feld „Bemerkung“. Doch je besser die Zuordnung ist, umso genauer kann die Kalkulation erfolgen. Hier empfehle ich: Je weniger Buchungstypen vergeben werden, umso leichter und nachvollziehbarer ist das Handling. Anfahrtszeiten können von Arbeitszeiten (laut Tarif) separiert werden.“
  • „Stören Funklöcher?“ „Ja, und auch bei Firewalls kann es zu Schwierigkeiten kommen. Eine anschließende Synchronisierung ist aber möglich.“
  • „Ist es perspektivisch angedacht auch verwendete Materialien zu erfassen? Bei einer Verbindung zum Materialstamm des ERP-Systems und zu Scanner-Technologien könnte man das in einer App abbilden.“ „Ja, die Möglichkeit besteht, doch für die Zeiterfassung sollte ein Medium genutzt werden.“

Weiterführende Hinweise

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Medien

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